(01) ASSISTANT(E) DE DIRECTION (BENIN) (BAC+3) (H/F) 22-10-2023

Détail du poste

Une structure recrute un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION

RESPONSABILITES

Sous la supervision directe du Directeur Général, l’Assistant (e) de Direction aura pour principales missions :
assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de même que les prises de
rendez-vous du Directeur Général ;

gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;

traiter le courrier physique et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;

veiller à la bonne tenue à jour des registres « courrier départ » et « courrier arrivée » ;

suivre la transmission des parapheurs ;

assurer le traitement diligent des documents divers (courriers, mails, rapports…), les reproduire et les diffuser ;

veiller à l’acheminement de tout courrier entrant et sortant à leurs destinataires ;

assurer le suivi des correspondances en interne et à l’externe ;

élaborer les courriers demandés par le Directeur Général ;

traiter et diffuser des informations internes et externes ;

sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;

assurer entièrement l’organisation des réunions et rédiger les relevés de décisions ;

classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives ;

assurer le classement, l’archivage papier et électronique des courriers (courrier entrant et courrier sortant ;

gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions ;

prendre en charge les aspects logistiques de la Direction Générale : gestion du stock de fournitures bureautiques
et matériels.

appuyer l’organisation des ateliers et autres évènements organisés par la direction générale et selon les
directives de la hiérarchie ;

réaliser toute autre tâche confiée par la hiérarchie.

Conditions et critères:

L’Assistant(e) de Direction doit avoir les qualifications suivantes :

avoir au minimum, un Bac + 3 en Administration ou Secrétariat de Direction ou tout autre diplôme équivalent ;

justifier de dix (10) années d’expérience professionnelle pertinente dont cinq (5) au moins au poste d’Assistant(e)
de Direction ;

être bilingue (Français – Anglais) : avoir une bonne maîtrise des deux langues (parlée et écrite);

avoir une bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

avoir de bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;

connaissance des techniques de classement ;

être capable de gérer des priorités ;

posséder d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite ;

être disponible, rigoureux et avoir le sens de l’organisation ;

être capable de travailler sous pression, avoir l’aisance relationnelle et un esprit d’équipe ;

avoir une maîtrise parfaite des outils MS Office (Word, Excel, Powerpoint et des outils de messagerie).

DUREE ET MODALITES D’INTERVENTION
2

La durée du contrat est d’un (01) an renouvelable avec une période d’essai de trois (03) mois. Les performances sont

évaluées annuellement.

Lieu de travail: BENIN

Pièces à fournir: une lettre de motivation,

un curriculum vitae détaillé,

les copies du diplôme et des

attestations et/ou certificats de travail